الرقابة الإدارية
تعد الرقابة أهم وظيفة من وظائف العملية الإدارية المتمثلة بالتخطيط، والتنظيم، والتوجيه، ويمكن توضيح مفهوم الرقابة بأنها الوظيفة التي تكشف الأخطاء أو الانحرافات في الأداء الحالي عن الأداء المتوقع من أجل اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة قبل تفاقم المشكلة.
إن للرقابة الإدارية عددًا من التّعريفات التي تصب في عمق وظيفتها لعدد من الإداريين أمثال لايت الذي عرَّف الرقابة بأنها التأكد من أن كل النشاطات تتحقق وفقًا للخطة، وعرفها ماكنزي بأنها تعادل الإدارة، فالرقابة هي الإدارة.
ظهرت الحاجة لوجود الرقابة الإدارية في المنظمات من أجل السيطرة على الموظفين الذين لا يؤدون أعمالهم كما هو مطلوب منهم بما يحقق مصلحة المنظمة والذي بدوره سيؤدي إلى فشل النظام المؤسسي للمنظمة، ويمكن أن يتحقق ذلك من خلال وضع حوافز ودوافع للترغيب بالسلوك المرغوب من الموظفين الالتزام به وتشجيعهم عليه، والترهيب من أي سلوك لا يتناسب مع ما هو مطلوب منهم أداؤه، وتتضمن عملية الرقابة ثلاثة ضوابط، وهي: وضع معايير للأداء المطلوب، ثم قياس الأداء النهائي ومقارنته مع المعايير الموضوعة مُسبقًا، وبعد ذلك ستظهر الانحرافات والأخطاء للتمكن من تصحيحها كما هو مطلوب.
أساليب الرقابة الإدارية
للتأكد من تحقيق الغرض من الرقابة الإدارية في المنظمات المتخلفة، توجد ثلاثة أساليب يمكن اتباعها في عملية الرقابة، وهي:
- الطرق غير الكمية: يمكن تعريفها بأنها تلك الطرق التي يستخدمها المديرون في أداء وظائف الإدارية، مثل التخطيط، والتنظيم، والتوظيف والقيادة، فهي تؤدي إلى التحكم في الأداء العام للمؤسسة عن طريق التحكم في الموظفين وتقييم أدائهم، ومن التقنيات المستخدمة في هذا الأسلوب:
- الملاحظة.
- التقارير الشفوية أو الكتابية.
- التفتيش الدوري أو المفاجئ.
- تقييم الأداء.
- المناقشة بين المديرين والموظفين في أداء الأنشطة المختلفة.
- الطُرق الكمية: تعتمد هذه الطريقة على استخدام الأساليب الكمية في قياس جودة المخرجات في الأداء وتصحيحها، ومن التقنيات الكمية الأكثر شيوعًا:
- الميزانيات: ومن أبرزها ما يأتي:
- ميزانيات التشغيل، والنفقات الرأسمالية، والمبيعات، والنقدية المنتظمة.
- الميزانيات المتخصصة: مثل أنظمة تخطيط البرمجة، والميزانية ذات الأساس الصفري، وميزانية الموارد البشرية.
- عمليات التدقيق: ومن أبرزها ما يأتي:
- التدقيق الداخلي.
- التدقيق الخارجي.
- التدقيق على عمليات الإدارة.
- مخططات وتقنيات الوقت: ومن أبرزها ما يأتي:
- مخطط جانت.
- تقييم البرامج وتقنيات المراجعة .
- طريقة المسار الحرج.
- تحليل التعادل.
- تحليل النسبة.
- الميزانيات: ومن أبرزها ما يأتي:
- مراقبة الميزانيات: يستخدم هذا الأسلوب لأنواع الرقابة المالية والأرباح والخسائر في المنظمة.
الرقابة الإدارية على المشاريع
ظهرت الحاجة للرقابة بتطور المشروعات وكبر حجمها، إذ تضم الرقابة الإدارية مجموعةً من الإجراءات الإحصائيَّة وغير الإحصائية التي تشرف على سير المشروع ومراقبة نتائجه مقارنةً بالنتائج المطلوبة، كما تدرسُ سبب التّأخر في الوصول للهدف المطلوب أو الإنجاز، بالإضافة إلى اتخاذ الإجراءات المصححة لسير العمل؛ لضمان سيره على الخطة المقدمة، إذ توجد عدة أدوات وأساليب للرقابة الإدارية، ومن أكثرها انتشارًا للرقابة على المشاريع ما يأتي:
- تحليل البيانات الإحصائية: تتطلب هذه الطريقة عمليات تحليل لكل أنشطة المشروع وعمل بيانات إحصائية شاملة عنها وعرضها على شكل رسوم بيانية وخرائط، فهي تكشف الأسباب الجذرية للأخطاء التي تؤدي إلى فشل المشروع.
- تحليل نقاط التعادل: لمعرفة وضع الشركة من ربح أو خسارة أو تعادل ما بين التكاليف والإيرادات، وهو يوضح النقطة التي سيغطي فيها المشروع تكلفته أو سيزيد عنها، وهو أسلوب للرقابة المالية.
- الميزانيات: تعد الأداة الأساسية في الرقابة الأدارية ومن الأدوات الأكثر شيوعًا؛ ويمكن تعريفها بأنها بيان كمي يعدّ لفترة زمنية محددة في المستقبل لغرض الحصول على هدف معين ومن أنواع الميزانيات المستخدمة في الرقابة المبيعات، والإنتاج، والميزانية النقدية وميزانية رأس المال.
- ملاحظات شخصية: وهي الطريقة الأكثر شيوعًا، تُطبق من خلال ملاحظات ورقابة الأفراد لأنشطة المشروع، فمهما تطوَّرت أساليب الرقابة تبقى الرقابة الشخصية من أهم الوسائل في العمل، لكن لها عيوب فهي تسبب ضغطًا نفسيًا للموظفين لشعورهم بأنهم مراقبون طوال الوقت.
مراحل الرقابة الإدارية
توجد أربع مراحل يمكن اتباعها من أجل تحقيق الهدف الأساسي للرقابة الإدارية، وهي:
- وضع معايير لقياس الأداء: يمكن توضيح المعايير بأنها الأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها بحيث تكون قابلة للقياس ومحددة بوضوح، وهي التي تحدد كيفية سير الأعمال داخل المنظمة.
- قياس الأداء: يمكن قياس الأداء عن طريق مقارنته بالمعايير الموضوعة مُسبقًا، لاكتشاف الأخطاء والانحرافات وتجنبها قبل حدوثها.
- تحديد ما إذا كان الأداء مطابقًا للمعايير: وذلك من خلال مقارنة الأداء النهائي بالمعايير الموضوعة مُسبقًا، فإذا تطابق الأداء مع المعيار فإن كل شيء يسير على ما يُرام.
- اتخاذ الإجراءات التصحيحية: تعدّ أهم مرحلة من مراحل الرقابة، فهي تهدف إلى معالجة الأخطاء والانحرافات التي تحدث في الأداء الفعلي وانحرافه عن الأداء المطلوب والعمل على معالجته بطريقة معينة، إما بتغيير الأنشطة أو الهدف نفسه أو طريقة التنفيذ.
العناصر التي تحكم الرقابة
تختلف أنواع الرقابة المستخدمة في أي منظمة وفقًا لمجموعة من العناصر، وهي:
- حجم المنظمة وهيكلها: إن نظام الرقابة المُستخدم في منظمة صغيرة الحجم ومحدودة الموظفين والأقسام الإدارية يختلف تمامًا عن الأنظمة المتسخدمة في المنظمات الكبيرة، وذلك بسبب الاختلاف في طبيعة العمل والتسلسل الإداري المعقد في الهيكي التنظيمي والقوانين والاتفاقيات التي تحكم سير عمل كل منظمة عن الأخرى.
- طبيعة العمليات: توجد مجموعة من العمليات التي يتوجب على الإدارة توزيعها داخل المنظمة، لذلك فإن نظام الرقابة المستخدم سيتأثر بطبيعة هذه العمليات والأقسام التي ستُؤدى بها.
- المسؤوليات: تتنوع المسؤوليات التي تحكم سير عمل المنظمة، لذلك فهي بحاجة إلى أنظمة رقابية للسيطرة عليها والتحكم بالعمليات وتدفقها داخل المنظمة.
- الموظفون داخل المنظمة: قبل تنفيذ نظام رقابي معين في المنظمة لا بد من عرضه على من سيُطبق عليهم لأخذ آرائهم ووجهات نظرهم حوله من حيث تأثيره على رضاهم الوظيفي، وأمنهم الوظيفي، والدافع للعمل.
فوائد الأنظمة الرقابية في المنظمات
عند اختيار النظام الصحيح والمناسب لاتباعه في الرقابة على المنظمة وأعمالها وموظفينها سيعكس هذا بدوره على تحقيق مجموعة من الفوائد، منها:
- تقليل حدوث الأخطاء: فمن خلال قياس الأداء الفعلي بالأداء المطلوب سيُكشَف عن أي أخطاء وانحرافات، ومن ثم تصحيحها مما سيؤدي إلى تحقيق أفضل جودة للنتائج.
- التأكد من فعالية أنظمة المنظمة: فمن خلال الرقابة يمكن اكتشاف الأخطاء وأماكن حدوثها وبالتالي إمكانية معرفة الأقسام الأكثر كفاءة والأقسام الضعيفة.
- تحسين الكفاءة التنظيمية: ستحسن الرقابة من كفاءة المنظمة عن طريق تحقيق مواءمة الموظفين وأعمالهم ومهامهم مع أهداف المنظمة والإدارة.
