إدارة المؤسسات
تُعرف الإدارة أو إدارة الأعمال على أنها التنظيم الفعّال للأشخاص والمعلومات والموارد الأخرى لتحقيق الأهداف التنظيمية للمؤسسة، فالمعلومات هي مفتاح العمليات التجارية والأشخاص هم الموارد البشرية التي تستخدم هذه المعلومات لتحقيق الأهداف والغايات، بينما تُعرف العملية الإدارية أو التنظيم الإداري على أنها عملية إدارة المعلومات من خلال الأشخاص العاملين في المؤسسة، عادةً ما ينطوي هذا على إجراء تخزين المعلومات وتوزيعها داخل المؤسسة، وتُعد إدارة المؤسسة وتنظيمها وظيفة مهمة وتلعب دورًا أساسيًا في ضمان سير الأعمال في شركتك ونجاحها بكل سهولة وسلاسة، إذ يتطلب عدد كبير من الأدوار داخل الأعمال وجود بعض عناصر العملية الإدارية، ويمكن اعتبار أي شخص يشارك في التخطيط أو التنسيق أو التوجيه أو التحكم في جوانب العمل مديرًا إداريًا، كما يقوم المدير الإداري بمهمة الإشراف على عمليات دعم المؤسسة ويضمن أن هنالك تدفقًا فعالًا للمعلومات وأن الموارد توظف بكفاءة في جميع أنحاء العمل.
ما هي أسباب نجاح وفشل المدراء؟
للمدير دور أساسي في نجاح العمل وتنظيمه، وهنالك عدة أسباب تؤثر على نجاح المدير أو فشله، وإليك أهم تلك الأسباب التي ستعطيكَ نظرة شاملة عن العوامل التي قد تؤدي إلى نجاحك أو فشلك إذا كنت مديرًا أو ستتولى منصبًا إداريًا في المستقبل:
أسباب نجاح المدير
فيما يلي أهم الأسباب التي تؤدي إلى نجاح المدير في عمله وإدراته بالطريقة الصحيحة:
- مساعدة الأفراد على النمو والازدهار: إذ يعكس رضاك وسعادتك في مساعدة شخص ما في فريقك على معرفة كيفية النجاح والتطور في شركتك.
- خلق بيئات إيجابية في فريق العمل: فإذا كنت تسعى إلى النجاح في الإدارة عليك العمل على إنشاء بيئة عمل إيجابية مما يُسهّل على الموظفين القيام بأعمالهم بشكل جيد، كما عليك التجول في القاعات ورؤية جميع أنواع الأشياء التي قمت بها ورؤية موظفيك وهم يقومون بعمل جيد دون مشاركة كبيرة منك.
- تصحيح الأخطاء: إذ عليك تجنب أخطاء المدراء السابقين إضافةً إلى تجنب الأخطاء التي ترتكبها أنت والتراجع عنها.
- الاهتمام بتحقيق النجاح والرفاهية لفريق العمل: من المهم قيامك بكل ما بوسعك لتقديم الحياة الجيدة والخدمات لموظفيك، بهدف تحسين صحتهم وأدائهم، إذ إن المدير الرائع يهتم ببذل قصارى جهده لحماية موظفي فريقه وتدريبهم ورعايتهم ومكافأتهم.
- الاستمرارية في القيادة: عليك أن تدرك أن قيادتك ستنتهي يومًا ما، ولكن إذا علّمت وغرست الأشياء الصحيحة في الأشخاص الذين يعملون لصالحك، يمكن أن تستمر قيادتك لفترة طويلة.
- معاملة الموظفين باحترام: إذ إن الموظفين يعاملون مديريهم كما يحبون أن يعاملوهم، كما أن معاملة الناس باحترام وصدق وثقة هي أهم الأشياء التي يفضل كل موظف أن يحصل عليها من مديره، لذلك عليك التركيز على تلك النقطة لضمان الحصول على احترام موظفيك.
- إدراك الذات: وذلك بمعرفتك لنقاط القوة وكذلك نقاط الضعف في شخصيتك، إذ إن القائد الناجح يعمل بناءً على مهاراته ويوظّف الأشخاص الذين يعوضون نقاط ضعفه ويساعدونه على القيام بعمله، هذا الوعي الذاتي يجعلك منفتحًا على الملاحظات ويساعد في تطورك وتعلم أشياء جديدة.
أسباب فشل المدير
إضافة إلى وجود أسباب لنجاحك إذا كنت مديرًا كذلك هنالك أسباب قد تؤدي إلى فشلك، وهذا بدوره سيكون له تأثير سلبي على العمل وفيما يلي أهم هذه الأسباب والتي عليك تجنبها لتكون مديرًا ناجحًا في عملك:
- عدم تدريب المدير بشكل صحيح على الإدارة: الكثير من الناس يعتقدون أنه إذا كان الشخص جيدًا في عمله فسيكون جيدًا في إدارة الآخرين، ولكن هذا ليس صحيحًا إذ تتطلب الإدارة مجموعة مهارات مختلفة تتمثل في قيامك بعملك وتحفيز فريقك وتوجيهه بشكل فعّال، ودفع المؤسسة إلى الأمام لجعلها أكثر نجاحًا، لذا عليك تعلم المهام الإدارية التي ستقوم بها ومنها، تتبع الوقت وإدارة النفقات والحفاظ على المشاريع في المسار الصحيح والحفاظ على مشاركة الموظفين وتمكينهم، وتشكيل رؤية المؤسسة وأهدافها، كما عليك وضع أهداف واضحة للعمل، ومساءلة الآخرين لتحقيق النتائج المرجوة.
- عدم إدراك المدير للفرق بين القيادة وإدارة الناس: هنالك فرق بين القيادة والإدارة عليك أن تكون على علم به، تُعرف الإدارة على أنها مجموعة مؤلفة من أربع مهمات وهي التخطيط والتنظيم والقيادة والسيطرة، بينما تشمل القيادة بالإضافة إلى المهام السابقة التواصل والتحفيز وتوفير الإلهام والتوجيه، وتشجيع الموظفين على الارتقاء إلى مستوى أعلى من الإنتاجية، لذلك فأنت بحاجة إلى أن تكون واثقًا من نفسك وأن تتحمل المخاطر وتكون على قدر عالٍ من تحمل المسؤولية، وإذا كنت صاحب عمل وتريد أن يتولى مدراؤك الجدد القيادة حقًا، فأنت بحاجة إلى أن توضح لهم كيفية تدريب الآخرين وتحفيزهم على الأداء بأعلى مستوياتهم وتقليل النزاعات المحتملة والقيام بكل ما يلزم للحفاظ على فرقهم والشركة ككل واستمرار تقدمها نحو الأمام.
- لا يمكنهم إدارة التغيير بفاعلية: يخضع مجال الأعمال التجارية للعديد من المتغيرات والمستجدات، لذا عليك مجاراة التغيير بفاعلية، وأن تكون أكثر مرونة وقدرة على التوجيه والتحفيز والدعم، كذلك عليك توضيح أثر التغيير على الفريق والموظفين والشركة.
علامات المدير الفاشل
للمديرين السئيين تأثير كبير على نفسية موظفيهم وأدائهم، وبالتالي على مسار العمل ككل، سنذكر فيما يلي أهم المؤشرات والعلامات الدالة على فشل المدير في عمله، والتي عليك التنبه لها لتضمن نجاحك في الإدارة، أو لتتمكن من تمييز مديرك الناجح من الفاشل في مكان عملك:
- التمييز بين الموظفين: يمكن أن يسبب التمييز بين الموظفين في مكان العمل العداء والتفرقة بينهم، إذ إن تفضيل أحد الموظفين على الآخر يمكن أن يؤدي إلى إثارة أعصاب أي موظف وتحويل المكتب إلى ساحة معركة.
- قلة المرونة: من الطبيعي أن تحدث حالات الطوارئ للموظفين في حياتهم، وقد يحتاجون إلى بعض المرونة للذهاب إلى موعد الطبيب أو حفلة لأطفالهم أو لإصلاح سيارتهم المعطلة، إذا كنت تعمل بجد ولم يمنحك رئيسك الحرية في قضاء بعض الوقت عندما تحتاج إليه حقًا، فمن المحتمل أن تكون علامة كبيرة لبدء البحث عن عمل في مكان آخر.
- الإساءة اللفظية: والصراخ على الموظفين خاصة عندما يكون أمام عمال آخرين يُعد بالأمر السيئ، إذا حدث هذا لك تجنب القتال وترفع عن هذا السلوك السيئ، ويمكنك إجراء محادثة خاصة مع مديرك حول هذا الموضوع بعد ذلك وإخباره بأنك لا تستطيع الاستمرار بالعمل في ظل هذه المعاملة.
- النقد علنًا: يُعد نقد الموظفين على أدائهم بشكل علني من خصائص المدير السيئة، إذ إن على كل مدير لائق أن يقدم ردود فعل بناءة على انفراد، سواء كانت مراجعة أداء أو ملاحظة عن خطأ أو محادثة شخصية، يمكن أن يؤدي الانتقاد العلني إلى شعور الموظف بعدم الاحترام ويقلل من ثقته بنفسه، مما سيجعله يفكر في ترك العمل والبحث عن فرص عمل أفضل.
- انعدام الرؤية: من مميزات المدير الناجح هي الرؤية والتجديد، إذ يفكرون باستمرار في الأفكار المبتكرة لدفع الفريق والعمل للنجاح المستمر، يمنحك هذا أيضًا كموظف إشارة واضحة لما يجب أن تعمل من أجله وكيف يمكنك التقدم داخل الشركة، إذا وجدت أن رئيسك يعمل باستمرار على انتزاع الأفكار من الفريق بدلاً من عرضها، فهذا يدل على فشل مديرك.
- عدم تقديم تعليقات بنّاءة للموظفين: يخشى بعض المدراء إعطاء تعليقات سيئة في حالة عدم إعجاب موظفيهم بها أو فقدانهم احترامهم، في هذه الحالة يتسببون في حلقة مفرغة من الموظفين السيئين، بدون تعليقات بناءة لا يمكن للموظفين التحسين والتقدم، إذا لاحظت أنك قد ارتكبت خطأ فاطلب من مديرك بعض التعليقات، فإن كسر الجليد يمكن أن يؤدي إلى علاقة أكثر صدقًا حيث يمكنك أن تتطور وترتقي في السلم الوظيفي.
كيف نعالج الإدارة الفاشلة؟
فيما يلي بعض النصائح قد تفيدك في معالجة الإدارة الفاشلة وآثارها:
- انظر إلى الموقف بموضوعية: من الأفضل تحليل الموقف بموضوعية وحكمة، قد تشعر أن رئيسك قد أهانك بتصرفه في موقف معين، لكن حادثة واحدة لا تعني بالضرورة أن رئيسك هو مدير غير جيد، عليك أن تُدرك أن الجميع يرتكبون أخطاء ولديهم نقاط ضعف، لذلك لا تتخد قرارًا متسرعًا بناءً على موقف واحد، تحدث إلى أصدقائك وعائلتك حول الموقف وركز على الحقائق واستمع إلى رأيهم، يمكنك أيضًا التواصل مع زملاء العمل الآخرين الذين تثق بهم وطلب المشورة منهم.
- تحدث إلى رئيسك مباشرة: يجب أن تكون خطوتك الأولى هي التحدث مع مديرك مباشرة، حدد موعدًا للقاء مع مديرك وأخبره بما تشعر به تجاه الموقف الذي حصل، عند البدء في الحديث احرص على عدم توجيه نقد شخصي لمديرك وبقسوة، بل ركز على احتياجاتك المهنية واستمع لما يقوله مديرك باهتمام، ستجد أن مديرك يمكنه إلقاء الضوء على هذه المواقف بمنظور بديل، وسيكون مديرك أكثر استعدادًا لإجراء تعديلات في المستقبل.
- تجنب تقديم الإنذارات باستمرار: تجنب التهديد بالاستقالة أمام مديرك، أو التركيز على حل واحد، فكر دائمًا باتخاذ قرارات أخرى وتغييرات ذات مغزى.
- ابحث عن الحلول الوسطى: يوجد دائمًا أكثر من حل للمشكلة، حاول البحث عن حل وسط للمشكلة فإن هذا سيساعد مديرك على فهم اعتراضاتك وتعويضها دون تعطيل رؤيته الأصلية.
- تحدث إلى الآخرين الذين يمكنهم المساعدة: إذا لم تستطع التحدث إلى مديرك بنفسك أو إيجاد حلول وسطى لمشكلتك فلا تتردد في الذهاب إلى شخص آخر في الشركة للحصول على بعض المساعدة الإضافية، لا ينبغي أن يكون مشرف مديرك أو مدير الموارد البشرية هو محطتك الأولى، ولكن إذا كنت قد بذلت جهدًا جادًا لتغيير إيجابي دون نتائج، فيمكن لهؤلاء الأشخاص المساعدة في إحداث تغيير أكثر فائدة، يمكن الحفاظ على سرية هويتك، ويمكن لهؤلاء الرؤساء أن يساعدوا في الإشراف على عملية تستهدف وتصرف السلوك المدمر، فإذا لم ينجح أي من هذه الخيارات ولم تأخذ الإدارة العليا شكاويك على محمل الجد، فاجمع زملاء العمل والمدراء الآخرين لمناقشة المشكلة.
مهام المدير
تتعدد المهام الموكلة للمدراء في المنطمات والشركات وقد يشارك المدراء الإداريون في مجموعة متنوعة من المسؤوليات والمهام والتي سنوضحها لك فيما يلي:
- التخطيط: يُعد التخطيط الخطوة الأُولى التي يُبنى عليها المشروع مهما كان حجمه، تتمثل وظيفة التخطيط بالنسبة للمدير بتخطيط الجدول الزمني لإنجاز المشروع وإعطاء مخطط لكيفية تنفيذ المهمة مع توضيح كافة التفاصيل الضرورية، وكذلك يجب أن يكون لدى المدير خطة احتياطية بديلة في حالة الطوارئ، وتحديد كيفية البدء بتنفيذ المشروع والموارد البشرية وغير البشرية المطلوبة للمشروع.
- التنظيم: وهي الخطوة التي تلي التخطيط، إذ يحتاج المدير إلى المزامنة والتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة الموضوعة، يجب أن يعمل كل شيء وفقًا للخطة، وإذا لم يكن الأمر كذلك يحتاج المدير إلى النظر في المشكلة وجعلها تعمل كما هو مخطط لها.
- التوظيف: ويعني تجميع الأشخاص في فرق مختلفة وتوزيع مهام مختلفة عليهم، إذا كان لدى أعضاء الفريق بعض النزاعات فيجب على عضو الفريق إبلاغ قائد الفريق الذي سيحيلها إلى المدير وسيتم التعامل مع المشكلة.
- التوجيه أو القيادة: تقع على عاتق المدير مسؤولية توجيه الموظفين في جميع المواقف لتجنب التضارب والتأخير في المهمة، يجب أن يقود المدير الموظفين حتى يتمكنوا من الحصول على فكرة واضحة عما يجب القيام به وكيفية القيام بذلك.
- التنسيق: هذا يعني جمع جميع الموظفين معًا من خلال تكوين علاقة فعالة وجعلهم يشعرون بالراحة لمشاركة وجهات نظرهم وقضاياهم بحرية.
- إعداد التقارير: يجب على المدير الاحتفاظ بمعلومات محدثة حول جميع المهام الجارية، وتقع على عاتق المدير وحده مسؤولية إبلاغ الحالة المحدثة إلى السلطات العليا، بينما جميع الموظفين ملزمون بإبلاغ المدير.
- وضع الميزانية: يجب إكمال هذه المهمة في غضون الإطار الزمني المحدد مُسبقًا، كما يجب أن تكون الميزانية فعالة من حيث التكلفة، وبناءً على ذلك يجب على المدير أن يتأكد مرتين من أن كل المبلغ المستثمر في المشروع لا يتجاوز الميزانية المقدمة وفي حالة اختلال التوازن يجب على مدير الميزانية إبلاغ الإدارة.
- السيطرة: يجب على المدير أن يُحكم سيطرته على كافة المهام السالفة الذكر وأن يتأكد من أنها تتم بالشكل الصحيح والمخطط له.
