معايير تقييم الأداء المؤسسي
تقييم الأداء المؤسسي هي عمليّة لتقييم المؤسسات المختلفة وفقًا لمعايير معينة من أجل ضمان جودة النظام المؤسسي وتعزيزه، والهدف الأساسي من التقييم المؤسسي هو مراقبة نظام المؤسسة والتحقق من أدائه لمهامه ولكن بطريقة رسميّة من أجل تحديد نقاط قوته وضعفه لتحسين عملياته وتطبيقاته والنهوض به على كافة المجالات والأصعدة،وهناك عدد من المعايير والأسس المُستخدمة في تقييم الأداء المؤسسسي، وأهم هذه المعايير هي:
- بيان المهمة والأهداف: وهو المعيار الأكثر أهميّة في تطوير الأداء المؤسسي، وهو الذي يحدد سبب إنشاء المؤسسة، وما هي الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، فهي نقطة البداية وسبب تحديد وجود المؤسسة والغرض من وجودها على المدى الطويل، ومن خلال هذا المعيار تُعطى التوجيهات والمبادئ الأساسيّة التي يجب أن تقوم عليها هذه المؤسسة، والصورة المستقبليّة المرسومة لها.
- التخطيط والتقييم: وهي الخطوة العمليّة التي تبيّن مهمة ورؤية واضحة للمؤسسة، فعندما تحدد الأهداف بوضوح وعند البدء بالتخطيط، يجب وضع خطة عمل من قِبل الإدارة لتحقيق هذه الأهداف والغايات على أكمل وجه، وهنا يجب على جميع مكونات المؤسسة المساهمة في خطة العمل لإنجاح هذه الأهداف لتتمكّن المؤسسة من معالجة أي مشكلة تواجهها مستقبلًا.
- التنظيم والتحكّم: يشمل هذا المعيار تعريف الإدارة، وتعيين المهام، والتوظيف، والقيادة، فالتحكّم يعني التأكد من قيام جميع الموظفين بدورهم على أكمل وجه، وأهمية التنظيم تتمثل بتحديده للفعاليّة التشغيليّة للمؤسسة بشكل واضح وفعّال، ويقوم هذا المعيار بشكل أساسي على أنّ المخطط القوي مع الموارد الموضوعة استراتيجيًا هو سر النجاح لجميع المؤسسات.
- النزاهة: يهدف هذا المعيار إلى معرفة مدى جودة تنفيذ القيم الأساسيّة في المؤسسة وهي؛ الخير، والعدالة، والمساواة، وعدم التمييز، ومعرفة طبيعة سلوك المؤسسة وتعاملها مع مكوناتها المختلفة مثل الموظفين أو الطلاب والمعلمين في المؤسسات التعليمية، وكيفيّة توفير موارد جيدة لهم، والنظر في شكاويهم، وتحقيق العدالة بينهم، من حيث إجراءات التوظيف العادلة، والإنصاف، والاحترام، والنظر في التظلّمات، وممارسة السلوك العادل في جميع المجالات من حيث احترام جميع أفراد المؤسسة وحقوقهم الفكريّة، وهذه كلها مؤشرات على النزاهة المؤسسيّة.
- الكُليّة أو الشموليّة: يقوم هذا المعيار على اعتبار أن الموظفين جزء لا يتجزأ من المؤسسة، كما أنه يقوم على التحقق من قدرة المؤسسة على المحافظة على موظفيها وتطويرهم.
- البرامج والمناهج: يهدف هذا المعيار إلى معرفة كيفيّة تحديد المؤسسة لسياساتها الخاصة، ووضعها للبرامج الأكاديميّة التي تتوافق مع رسالتها ورؤيتها، ويهدف إلى معرفة مدى فعالية الدورات المُقدّمة في البرامج الدراسيّة أو الوظيفية، ومدى قدرة هذه البرامج على تعزيز التعلّم والتطبيق والبحث والتطوير في المستقبل.
- التقييم وضمان الجودة: يهدف هذا المعيار إلى التأكيد على أهمية معايير الجودة، والطرق والوسائل التي تعتمدها المؤسسة لقياسها وتحسينها باستمرار على مدار فترات زمنيّة مختلفة.
أهمية تقييم الأداء المؤسسي
يوجد أهميّة كبيرة لتقييم الأداء المؤسسي، وتعود هذه الفائدة بالنفع على المؤسسة والموظفين على حد سواء، وتتلخّص أهميّة التقييم المؤسسي فيما يلي:
- المحافظة على إنتاجية الموظفين وأدائهم وتحفيزهم لأداء أفضل ما لديهم، ولا يتم ذلك إلا من خلال التقييم المستمر والمتواصل لهم.
- التقييم المؤسسي يوفّر فرصة لأصحاب العمل لتقييم مساهمات موظفيهم في المؤسسة، ومدى قدرتهم على العمل والإبداع وتقييم الخدمات على الشكل المطلوب.
- يعد أمرًا ضروريًا لتطوير فريق عمل قوي ومتعاضد ومتعاون داخل المؤسسة.
- تقييمات الأداء تبيّن الحدود المقبولة للأداء، بل تفرض هذه الحدود على كل شخص يعمل تحت مظلة المؤسسة.
- تقييم الأداء المؤسسي يعزز تقدير الموظفين والتواصل الفعّال معهم، وتُحفّز الأفراد على القيام بأفضل ما لديهم من أجل النهوض بأنفسهم ومؤسساتهم.
- توفّر مقاييس تقييم الأداء قياس عادل ونزيه لمساهمة الموظف في المؤسسة التي يعمل بها.
- يساهم في إنتاج وثائق تقييم دقيقة لحماية كل من الموظف وصاحب العمل.
- تقييم الأداء يساعد في الحصول على مستوى عالٍ من الجودة والكميّة في العمل المُنتَج.
- يحتوي نظام التقييم الفعّال على نماذج تقييم موحدة، ومقاييس للأداء، وإرشادات تغذية راجعة، وإجراءات تأديبيّة.
- نظام التقييم المؤسسي هو طريقة لإجراء تقييمات بشكل عادل ومتساوي وموضوعي لحماية مؤسستك وموظفيك.
قد يُهِمُّكَ
لكن كيف يمكنك إنشاء نظام لتقييم الأداء في مؤسستك؟ إذا كنت تبحث عن طريقة لإنشاء نظام تقييم عادل وشامل لأداء موظفيك داخل مؤسستك، فيمكنك القيام بذلك من خلال اتباعك لعدد من الخطوات البسيطة، تعرف عليها:
- طوّر نموذج التقييم: عليك إجراء تقييمات الأداء بشكل عادل وموضوعي لحماية مصالحك وموظفيك، ويكون ذلك عن طريق استخدام نموذج تقييم معياري لكل تقييم، ومجالات الأداء الوظيفي التي يجب تضمينها في نموذج تقييم الأداء هي؛ المعرفة والمهارات الوظيفيّة، وجودة العمل، وكميّة العمل، وعادات العمل، والقدرة على التحفيز وتوفير التوجيه، ومهارات الاتصال الشاملة، والقدرة على بناء فرق وحل المشكلات، فيجب أن يكون لديك نموذج تقييم منفصل للمدراء أو قسم إداري خاص مضاف إلى نموذج التقييم القياسي الخاص بك.
- حدد مقاييس الأداء: فيمكن لمقاييس الأداء المثاليّة أن تقلل من مقدار الوقت والضغط الذي يصاحب عملية ملء نموذج التقييم، ومن الجدير بالذكر أن مقاييس الأداء قد تستغرق وقتًا طويلًا لإنشائها ولكنها واحدة من أقوى أجزاء إنشاء نموذج تقييم الأداء، وتحتاج هذه الخطوة إلى أن يكون لديك وصف وظيفي حالي لكل وظيفة في مؤسستك، فيمكن أن يكون الوصف الوظيفي لوحده بمثابة أداة قياس أثناء التقييم، وللبدء بتطوير مقاييس أداء قياسيّة راجع الوصف الحالي لكل وظيفة في مؤسستك، وحدد المكونات الرئيسية للوظيفة التي تريد قياسها، واعمل على جمع البيانات وفحص وتحديد القياسات التي تعكس مهمة وأهداف المؤسسة.
- ضع إرشادات التغذية الراجعة: قبل أن تبدأ بوضع إرشادات التغذية الراجعة تأكد من أن كل شخص سيُجري التقييمات يعرف نوع التقييمات التي يجب تقديمها، وكيفيّة تقديمها، وكيفيّة الحصول عليها من الموظف الذي يُقيم أداؤه، وبعدها حدد توقعات لتحسين الأداء وكيف يمكن أن تساعد الموظف على تلبيتها، ثم شجّع الموظف على تقديم الملاحظات لك وفيما إذا كان يوافق على تقييمك أم أن هناك تحسينات عليك القيام بها، مما يؤدي إلى تبادل مفتوح للمعلومات بينك وبين موظفيك يسمح لكل منكم بفهم وجهة نظر الآخر.
- ضع إجراءات تأديبيّة وإجراءات إنهاء الخدمة: ففي بعض الحالات وعلى الرغم من إنشائك لتقييمات شاملة ومناقشتك للتحسينات، سيستمر الموظف بأدائه السيء، وفي هذه الحالة يمكنك اتخاذ الإجراء التأديبي المناسب، فقد يكون الإجراء الذي تتخذه تحذيرًا شفهيًا، أو مكتوبًا إذا لم يكن هناك تحسّن في الأداء، أو إنهاء الخدمات إذا لم يُحل الموقف من قِبل الموظف.
- ضع جدولًا للتقييم: عند انتهائك من كل الخطوات السابقة، لم يبقَ لديك سوى تحديد موعد إجراء تقييمات الأداء، إذ عليك جمع تقييمات الموظفين في نفس الوقت من العام، وجدولة هذه التقييمات، مع الانتباه إلى أن تجاهل التقييمات أو تأخيرها سيُشعر الموظفين بالتقليل من قيمة التقييم، مما قد يضر بالروح المعنوية والأداء لهم، وعندما ينفذ التقييم بفعالية فإنه سيضمن العدالة والمساواة والمساءلة وسيضمن النمو والتنمية ويشجّعك على الشعور بالفخر بمساهمات موظفيك في مؤسستك.