كيف تكتب محضر اجتماع

محضر الاجتماع

محضر الاجتماع هو عبارة عن وثيقة مكتوبة أو مسجلة تُستخدم في إبلاغ الحاضرين وغير الحاضرين بالمواضيع التي ناقشها الاجتماع أو الأحداث التي وقعت أثناءه، تُثبّت محاضر الاجتماعات أو الملاحظات عمومًا بواسطة شخص مُحدّد هو مسجّل محضر الاجتماع ويكون مسؤولًا عن توفير سجل دقيق لما حدث.

وتكمن أهمية محضر الاجتماع في توثيق الأفكار الرئيسية أو نقاط المناقشة التي أدت إلى اتخاذ قرار، ولا تحتاج محاضر اجتماع العمل النموذجي إلى تسجيل النقاش بالتفصيل كما قيل حرفيًا، إلا أن هذه القاعدة تختلف بالنسبة للأنواع الأخرى من الاجتماعات، مثل جلسات المحكمة والمواقف التي تناقش الإجراءات القانونية، إذ تتطلب هذه الأنواع من الاجتماعات سجلًا دقيقًا للمحادثة والبيانات.

كيفية كتابة محضر اجتماع

فيما يأتي بعض التلميحات لكتابة محاضر الاجتماعات بفعالية:

• وضع جدول أعمال: ويكون ذلك تحت إشراف الرئيس أو رئيس مجلس الإدارة، من المعروف أن الاجتماعات تحدث لسبب ما، والقضايا التي يتعين معالجتها واتخاذ قرار بشأنها تحتاج إلى أن تسردها لتنبيه الحضور، اعمل مع المُنظم لصياغة جدول أعمال يخصص أوقاتًا لكل موضوع للحفاظ على سير الاجتماع والتأكد من أن المجموعة لديها ما يكفي من الوقت للنظر في جميع العناصر، سيكون جدول الأعمال بمثابة مخطط تفصيلي لجلسات الاجتماع، لذا اجعل عناوين الدقائق متوافقة مع مواضيع جدول الأعمال للاستمرارية.
• اتبع قالبًا من الدقائق السابقة التي اتخذت: إذا كنت جديدًا في مجلس إدارة أو مؤسسة، وكنت تكتب محاضر لأول مرة، فاطلب الاطلاع على محاضر الاجتماعات السابقة حتى تتمكن من الاحتفاظ بالتنسيق نفسه، عمومًا، يظهر اسم المنظمة أو اسم المجموعة التي تجتمع في الجزء العلوي من المحضر: “اجتماع مجلس إدارة XYZ”، مع التاريخ في السطر التالي، بعد التاريخ، ضمّن كلًا من الوقت الذي جاء فيه الاجتماع والوقت الذي انتهى فيه.
• سجل الحضور: في معظم مجالس الإدارة، يكون سكرتير مجلس الإدارة هو الشخص المسؤول عن أخذ محضر الاجتماع، في الاجتماعات التنظيمية، قد يكون مُحاضر الاجتماع منسق مشروع أو مساعد مدير أو مديرًا تنفيذيًا، ويجب أن يصل هو قبل دقائق قليلة من بدء الاجتماع ويمر على ورقة الحضور بكافة أسماء الأعضاء ومعلومات الاتصال، وسيحتاج المشاركون في الاجتماع إلى التحقق من أسمائهم وإجراء تعديلات على أي تغييرات في معلوماتهم، وتأكد من خروج المعلومات إلى عناوين البريد الإلكتروني الأكثر حداثة، كما تدرج أسماء جميع الحاضرين أسفل اسم الاجتماع وتاريخه مباشرة تحت عنوان فرعي يقول “حاضر”، وأدرج الأسماء الأولى والأخيرة لجميع الحاضرين، إلى جانب العنوان، مفصولة بفاصلة أو فاصلة منقوطة، إذا لم يستطع أحد أعضاء المجلس حضور الاجتماع ، فاستشهد باسمه أو اسمها بعد عبارة: “تم النسخ إلى:”، ومن الممارسات الشائعة أيضًا ملاحظة ما إذا كان أحد المشاركين قد انضم إلى الاجتماع عبر مكالمة جماعية، إذ يمكن الإشارة إلى ذلك عن طريق الكتابة: “عبر الهاتف” وإدراج المشاركين الذين اتصلوا بهم.
• التسمية: عمومًا، ستشمل المرة الأولى التي يتحدث فيها شخص ما في الاجتماع اسمه أو اسمها غالبًا، على سبيل المثال، “دعا رئيس مجلس XYZ، روجر مكجوان إلى عقد الاجتماع”، وفي المرة التالية التي يتحدث فيها روجر مكجوان، يمكن ببساطة الإشارة إليه باسم “روجر”، إذا كان روجرز في الاجتماع.
• حافظ على لهجة محايدة: المحضر هو وثيقة قانونية تُستخدم لإنشاء سجل تاريخي لنشاط المنظمة، من الضروري الحفاظ على نغمة احترافية، فلا تضع أبدًا لغة تحريضية في الدقائق، حتى إذا أصبحت لغة الاجتماع ساخنة، يجب تسجيل جوهر المناقشة بموضوعية.
• سجل الأصوات: الغرض الأساسي من المحضر هو تسجيل أي أصوات تصدر من مجلس الإدارة أو المنظمة.
• دوّن ملاحظات ما بعد الاجتماع: بعد الاجتماع، اقرأ ملاحظاتك بينما تظل جميع المناقشات جديدة في عقلك، وقم بإجراء أي مراجعات مطلوبة بعد ذلك، وحوّل محضر الاجتماع إلى أساسياته، مع تقديم سرد موجز للمناقشة التي تلخص الحجج المقدمة ضد القرار، وغالبًا ما يتحدث الناس بالعامية أو بالتعابير، بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت أي عروض تقديمية جزءًا من الاجتماع، فلا تُضَمّن معلومات من العرض التقديمي في المحضر، ومع ذلك، سوف تحتاج إلى تسجيل النقاط الرئيسية من مناقشة ما بعد العرض التقديمي.
• دقق بعناية: تأكد من كتابة جميع الأسماء الصحيحة وإدراج التاريخ الصحيح للاجتماع وقراءة محضرك بوضوح، وتأكد توضيح الاختصارات المستخدمة لأول مرة، وتذكر أن الملاحظات قابلة للمراجعة من قبل الآخرين الذين تكون الأسماء المختصرة غير مألوفة لديهم، واستخدم تنسيقًا ثابتًا للعناوين وعلامات الترقيم في المحضر.
• انشر المحضر ووزعه على نطاق واسع: بمجرد الموافقة على محضر الاجتماع، أرسله عبر البريد الإلكتروني إلى المجلس بكامله، وليس فقط الحاضرين، وذلك للمراجعة، وسوف تساعد محاضرتك في إبقاء أولئك الذين غابوا على علم بالإجراءات والقرارات المهمة، في بداية الجلسة التالية، لاحظ أي مراجعات، وحاول تحديد التغييرات المتفق عليها في الاجتماع، ولا تقضي وقتًا كبيرًا في المراجعات، واطلب اقتراحًا بالموافقة على المحضر مع التغييرات المتفق عليها.
• قدم المحضر بملف دقيق: نظرًا إلى أن الدقائق عبارة عن مستند قانوني، فاحرص عند تقديمها وتأكد من أن اسم ملف المستند متوافق مع أسماء ملفات المَحاضر المقدمة مسبقًا، ومن حين لآخر، قد يرغب أعضاء المنظمة في مراجعة المحاضر الماضية، لذا يجب أن تعرف أين تُحفظ المحاضر.

أنماط محاضر الاجتماع

تسجّل المحاضر ما حدث في الاجتماع، والرأي والتخمين لا ينتميان إلى محضر الاجتماع، وتوجد ثلاثة أنماط قياسية للمحاضر، وكل نمط له استخدام محدد، وهذه الأنماط هي:

• مَحاضر الإجراء: وهو يسجل القرارات التي توصل إليها الاجتماع والإجراءات الواجب اتخاذها، على الرغم من عدم تسجيل المناقشة التي دخلت في اتخاذ القرارات، هذا هو النمط الأكثر شيوعًا للمَحاضر المستخدمة، وهي تتضمن تقريرًا بالإجراءات المتخذة منذ الاجتماع الأخير بالإضافة إلى الإجراءات المخططة، ومن المهم تدوين ملاحظة من المسؤول عن الإجراءات القادمة، ويجب على الأمين حفظ أي نشرات مُضَمّنة في العرض التقديمي.
• مَحاضر المناقشة: وتكون طويلة، وقد تتضمن معلومات غير ضرورية لتثبيت الاجتماع، وقد يكون من الضروري الاحتفاظ بمَحاضر المناقشة للرجوع لها في الحالات التي تكون فيها القرارات موضع تساؤل لاحقًا، وتحتوي محاضر المناقشة على كل ما تفعله محاضر الإجراءات وكذلك المناقشة التي تؤدي إلى الإجراءات التي اتُّخذت، ولا تُضمّن مناقشة لا زالت قيد البحث، وإنما تأكد من تسجيل المتحدث وتثبيت العرض لأنه يتعلق بالموضوع.
• المَحاضر الحرفية: مثل النصوص، وهي عبارة عن سجل لكل كلمة في أي اجتماع، غالبًا ما تكون طويلة ويمكن أن يصعب قياسها لمعلومات معينة، باستثناء إجراءات قاعة المحكمة، ونادرًا ما يكون المحضر الحرفي للاجتماع ضروريًا، فالمَحاضر الحرفية لن تتبع دائمًا جدول الأعمال.

مكونات جدول الأعمال

تتبع جميع الأعمال تقريبًا نمطًا مشابهًا لجدول الأعمال لإدارة اجتماعهم بفعالية، والتأكد من بقائه في الوقت المحدد، ولجعل اجتماعك فعالًا تمامًا، ضمّن الأمور والمكونات الآتية في جدول أعمالك أو استخدم قالب جدول أعمال لتسهيل الأمور، وتتضمن مكونات أي جدول أعمال ما يأتي:

• عنوان جدول الأعمال: العناوين مهمة في أي جدول أعمال، إذ إنها تستخدم كتعريف بالموضوع العام للاجتماع.
• الهدف من الاجتماع: يجب تضمين هدف الاجتماع في جدول الأعمال لتذكير المشاركين بماهية الاجتماع وما هو مرجو لتحقيقه.
• الموضوعات أو الأنشطة: يجب أن يتضمن جدول الأعمال قائمة بجميع الموضوعات أو الأنشطة التي سيتناولها الاجتماع.
• تخصيص الوقت: يجب أن يكون لكل موضوع أو نشاط وقت مخصص من أجل متابعته وفقًا لذلك.
• دعوة إلى العمل: يجب أن يتضمن جدول الأعمال دعوة لمخاطبة المدعوين والمعنيين بالاجتماع تشير إلى بداية الاجتماع ونهايته.