بدء المشروع
عندما تنتهي من الجامعة ستبدأ بالبحث عن عمل في مجال اختصاصك، وكم ستكون فرحتك كبيرة عند العثور على وظيفة، لكن تلك الفرحة سرعان ما ستتلاشى عندما تشعر أن ذلك لا يحقق لكَ آمالك وطموحاتك بالحياة، مما يجعلك تفكر بالبدء بمشروع خاص بك، وكي يصبح ذلك حقيقة عليكَ تحديد هدف كبير لمشروعك كبداية إلى جانب مجموعة من الأهداف الصغيرة التي ستقودك إلى النجاح، كما عليكَ تحديد أعضاء فريق العمل بعد التعرف على نقاط القوة والضعف لديهم وكذلك مهاراتهم، ثم حدد العمل الفعلي الذي عليك إنجازه بالاتفاق مع فريقك والتأكد من فهمهم لطبيعته، ولا تنسى أن تطور خطتك وأن تجعلها منطقية ومنهجية وقابلة للتحقيق، ولا تنسى ذِكر مواعيد البداية والانتهاء منها، كما عليكَ أن توظف مندوب تسويق يساعدك على تسريع سير العمل، وأخيرً المراقبة طوال الوقت وإدارة المشروع بالشكل الصحيح، مع الحفاظ على خطوط اتصال مفتوحة على الدوام، وفي هذا المقال سنطلعك على كل ما يتعلق بالمشروع الناجح.
تخطيط المشروع
يتعلق تخطيط المشروع بتحديد وترتيب الأولويات وتعيين المواد اللازمة له، وهي خطوة مهمة تتطلب تحقيق مجموعة من النقاط، وهي:
- وضع الخطوط العريضة للعمل، وذلك بكتابة دراسة جدوى تشمل فوائد المشروع وعوائد الاستثمار، واقتراحات لحل المشاكل الطارئة مع توضيح مفصل لها.
- الالتقاء بالأطراف المعنية بالمشروع، والذين يمكنهم الاستفادة من نجاحه سواء أكانوا عملاء أو منظمين، ومن ثم الاجتماع بهم لتوضيح صورة المشروع.
- تحديد نطاق المشروع بما يشمل المهام الأساسية التي يقدمها المشروع للمعنيين، وكذلك تحديد الأولويات وتمييزها عن الأمور غير المهمة لمنع استنزاف الموارد.
- تحديد الأهداف والغايات القابلة للقياس، والتي تنبثق بدورها من دراسة الجدوى لكن بتفاصيل أكثر ومهام أكثر تفصيلًا ومن ثم جمعها في مشروع واحد.
- تسليم المخطط التفصيلي الذي يشمل وضع كل خطوة من خطوات المشروع والناتج النهائي الذي يُراد الوصول إليه، بما يجعل كل فرد في الفريق يتحمل مسؤولية النجاح.
- إنشاء جدول المشروع الذي يشمل المهام والميزانية بالكامل وحساب الوقت ووضعها في جدول زمني يناسبك، بوجود معالم تشير إلى نهاية كل جزء وبداية ما يليه.
تنفيذ المشروع
بعد الانتهاء من التخطيط يجب عليكَ الانتقال إلى تنفيذ المشروع والذي يعني الموازنة بين احتياجات العملاء والمستثمرين وأعضاء فريق العمل والمدراء التنفيذيين، وكذلك التعامل مع التغيرات التي لا بد منها، وهنالك أربعة محاور مهمة تؤثر على تنفيذ المشروع وتعكس نجاحه، وهي:
- فريق العمل الذي يعتبر الأهم لأنه يقوم بتنفيذ الأعمال الفنية للمشروع، ولهذا من المهم تطوير فريق العمل وتجهيزه بالأدوات المناسبة، والحصول على الرضا الوظيفي، كما يجب أن يوفر صاحب العمل لهم الدافع لتقديم أعلى جودة للعمل، والبيئة المناسبة كذلك.
- العملاء والمستثمرون ويجب أن يتميزوا بالذكاء الكافي لتحديد تفاصيل حساسة في المشروع مثل الوقت والميزانية وتحديد الخطة، وفحص مخرجات المشروع، وتحديث الخطة عند لزوم ذلك وغيرها.
- الاتصالات وهي جزء من خطة إدارة المشروع والتي تتضمن بعض الأركان مثل تقديم التقارير، وتحديثات المستثمرين، وتكمن أهميتها في حل المشاكل غير المتوقعة في المشروع.
- ضمان الجودة وهي محور هام في تنفيذ المشروع، وتتضمن عمل المراجعات والتفتيش وتدقيق الأنظمة، والتي تسعى لقياس جودة النتائج النهائية التي يخرجها المشروع.
أداء المشروع
يقيس الأداء درجة نجاح المشروع وفقًا لعدد من المعايير الصارمة مثل تسليم المشروع في الوقت المحدد، وتحقيق نطاق المشروع، والوفاء بالتواريخ المهمة، ومتطلبات جودة المشروع، ومخاطر المشروع، والسلامة، والصحة، والمتطلبات البيئية والأمنية، كما يرتبط الأداء بشكل مباشر بحجم المشروع الذي تنوي القيام به؛ فعلى سبيل المثال يُقاس حسن أداء مشروعك الصغير بالإنفاق وفق الميزانية والتسليم بالوقت المحدد، أما إذا كان المشروع كبيرًا فإن الأداء يخضع لجميع المعايير التي ذكرناها سابقًا، ناهيك عن رضا العملاء الذي يعتبر نقطةً جوهرية، وذلك يُمكن معرفته بالاستبيانات التي يخضع لها أصحاب العمل والمظفون والإدارة العليا والعملاء وغيرهم، من أجل الحصول على المراجعات والتعليقات القيمة
مرحلة إغلاق المشروع
يمكن القول أن للمشروع دورة حياة تتألف من مجموعة من المراحل، والتي تعرفنا على بعضها في الفقرات السابقة، وهو ما ينقلنا للمرحلة الرابعة والأخيرة وهي إقفال المشروع، والتي عليكَ إغلاق المشروع فيها بشكل رسمي ثم إبلاغ راعيك المالي أو المستثمرين بمستوى وقدر النجاح الذي حققته منذ البدء، ويتضمن ذلك تسليم المخرجات إلى العملاء، وتمرير الوثائق إلى الشركة، وإلغاء عقود الموردين، والإفراج عن المعدات والموظفين، وإبلاغ أصحاب المصلحة (العمل) بأمر إغلاق المشروع، ومن ثم يتم الانتهاء من مراجعة ما بعد التنفيذ من أجل تحديد نجاح المشروع وتحديد الدروس المستفادة منه، ويعتبر إعداد التقارير الخطوة الأولى لإغلاق المشروع بحيث تتضمن كل نشاط تم خلال فترة العمل، وتتطلب المشاريع غالبًا فترة بين شهر إلى ثلاثة للإغلاق، وذلك بعد الانتهاء من المراجعات وتحديد مستوى النجاح.
