إدارتا الشراء والتخزين
الهدف الأساسيّ من الأنشطة التي تقوم بها إدارة الشراء والتخزين هو تعظيم الأرباح، فهي من يتولّى التخطيط لحصول المنظمة على احتياجاتها من السلع أو الخدمات، وبالتالي الاحتفاظ بها أو تخزينها لضبط استخدامها بالشكل الأمثل، فهي تبدأ بعمليات الشراء وهي المهمّة الأساسيّة لإدارة الشراء، والسيطرة على جميع العمليّات المتعلّقة بها، والحصول على المصادر المناسبة، بما ينتاسب مع الجودة والكميّة المطلوبة، كما أنّ وظيفة الشراء لا يمكن أن تكون فاعلة في المنظمات، دون عمليّات سيطرة وتحكّم متعلّقة بعمليّات التخزين ومواصفات المواد، وما تحتاجه من أماكن تخزين تتناسب مع مواصفات السلع، والسيطرة على الكميّات، بحيث لا تعرض المنظّمة لخطر التوقّف عن العمل لأسباب انعدام المواد.
مفهوم إدارة الشراء
الوظيفة الجوهريّة لإدارة الشراء هي عمليّة الشراء وكل ما يتبعها من مهام، وتعتبر هذه الإدارة من أكثر الإدارات حساسيّة في تعظيم أو انخفاض الربح الإجمالي للشركات، لا سيّما الشركات المصنعة، كما إنّ لها علاقات وطيدةً مع البيئة الداخليّة والخارجيّة للمنظّات، إذ تبدأ عمليّة الشراء في أي مؤسسة تتبع منهجًا علميًا في إدارة هذه الوظيفة، بمسح حالة السوق، ليُتخذ بعدها قرار الشراء، ثمّ ترتيب العمليّة من خلال التوثيق الدقيق، لتنتهي بعمليّة الشراء نفسها، وأخيرًا إصدار التقارير الخاصة بجودة المواد المشتراه، والاحتفاظ بالسجلات التي ستكون بمثابة تغذية راجعة.
مفهوم إدارة التخزين
أصبحت وظيفة التخزين مؤخرًا من الأهميّة بمكان في المنظمات بمختلف أنواعها، وما لها من تأثير كبير في نجاح المشاريع أو فشلها، لا سيّما بعض المنظمات الإنتاجيّة، لما لها من خصوصيّة في توفر المواد وطريقة تخزينها في الوقت والمكان المناسبين، إذ إنّ المهمة الأساسيّة لوظيفة التخزين تكمن فيما بعد عمليّة الشراء، بالحفاظ على المواد، خلال الفترة الممتدة بين إنتاجها والوقت الذي تطلب فيه لتُورد إلى جهات أخرى، وباستخدام الطرق العمليّة التي تضمن تخزينها بأقل كلفة ممكنة.
مهام إدارة الشراء
لإدارتي الشراء والتخزين صفة التكاملية في مهامهما، إذ يمكن إجمال هذه المهام كما يأتي:
- تجري إدارة الشراء الدراسات الخاصّة التي من شانها مساعدة الإدارة العليا في إتخاذ القرار الأمثل في عمليّات الشراء المختلفة.
- تضع إدارة الشراء القوانين والأنظمة، وسياسات تتبع في عمليّة الشراء، التي تخص عمليّة الشراء نفسها.
- تدرس إدارة الشراء أوضاع السوق المنافس، من ناحية الأسعار والجودة التي تُورد للمؤسسات المشابهة.
- توثق إدارة الشراء كافة البيانات والمعلومات الواردة لعمليّات الشراء، الأمر الذي يكون قاعدة بيانات، من شأنها أن تساعد في اتّخاذ قرارات أكثر ضبطًا في المستقبل.
مهام إدارة التخزين
- تحديد المواد والأصناف التي تصل إلى الحد الأدني المتعارف عليه داخل المنظمة، وبالتالي الإيعاز لإدارة الشراء، بإعادة الشراء، لعدم الوقوع في مشكلة عدم توفر المواد، وبالتالي توقف الإنتاج.
- توفير بيانات دائمة عن معدل الاستخدام للمواد يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، ومعدل المواد التالفة أو المتقادمة المخزنة.
- أعداد المخازن بشكل دائم لإستلام أي توريد لمواد مشتراه، وذلك بالتنسيق مع إدارة المشتريات.
- متابعة أي تعديلات قد تطرأ على خصائص المواد المشتراه، لترتيب عمليّة تخزينها بما ينتاسب مع هذه التغيرات.
- فحص المواد المشتراة، والتأكد من مطابقتها للمواصفات المتفق عليها، وإبلاغ إدارة المشتريات بأي خلل.
تطوّر مفهوم إدارة المواد
أصحبت حاجة المنظمات نتيجة للتطور المتعلق بالأعمال، لا سيما الصناعية منها، إلى المزيد من عمليّات الترتيب والتنسيق داخل إدارات المنظمة نفسها، الأمر الذي أدى إلى توحيد الإدارات التي تلبي إحتياجات المنظمة من مواد خام ومستلزمات، وهي عمليّة تحتاج إلى تخطيط شرائها وتخزينها والمراقبة المستمرة لحركتها داخل المنظمة، إذ إن الكثر من هذه المنظمات وحدت إدارتي الشراء والتخزين في إدارة واحدة سُميت بإدار المواد، فيطلب من هذه الإدارة القيام بجميع الجوانب الإدارية من تخطيط وتنظيم ورقابة وتوجيه، لكل ما يتعلق بالمواد المتدفقة إلى المنظمة، وتتمثل هذه الوظائف الأساسية بتفرعات مرتبطة بحركة المواد وهى الشراء والتخزين والنقل ومراقبة الانتاج والتوزيع، التي من شأنها أن تمنع أي خلل قد يزيد من تكاليف الإنتاج، وبالتالي التعرّض للخسارة.
