ما هي مهام مدخل البيانات؟
كثيرًا ما نسمع مصطلح مدخلي البيانات، ونرى الطلب المتزايد حول هذا المسمى الوظيفي في كثيرٍ من الشركات، فما هي وظيفة إدخال البيانات وما دور وأهمية مدخلو البيانات في إدارة الأعمال والمحافظة على بيانات ومعلومات الشركات؟ تُعرف وظيفة إدخال البيانات Data Entry على أنها عملية التعامل مع بيانات الشركات والمؤسسات الأساسية وتحديث المعلومات في بعض الخدمات الإلكترونية أو قواعد البيانات، إذ تعمل من خلالها على إدخال البيانات في قاعدة بيانات الشركة باستخدام جهاز كمبيوتر أو أي من ملحقاته كالفأرة أو لوحة المفاتيح أو الماسح الضوئي أو أي أداة أخرى لإدخال البيانات، وتحتل وظيفة إدخال البيانات أهمية كبيرة في حياتنا العملية، كما تتطلب امتلاكك لمهارات معينة تختلف من شركة لأخرى.ولمدخلي البيانات مهام محددة وأساسية للمحافظة على بيانات الشركات المهمة وتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة، وفيما يلي سنوضح لك مهام مدخلي البيانات وواجباتهم:
- معالجة معلومات الشركات عن طريق إدخال البيانات والحفاظ عليها واسترجاعها باستخدام أنظمة الكمبيوتر.
- التأكد من جمع المعلومات وتخزينها بطريقة دقيقة وفعالة.
- تحديث واسترجاع المعلومات المحفوظة في أنظمة التخزين واسترجاع المعلومات المحوسبة للشركة.
- نقل البيانات الموجودة في السجلات اليدوية إلى ملفات الكمبيوتر، والتأكد من جمع وتخزين ومعالجة البيانات المهمة بطريقة مناسبة.
- نقل الكلمات والبيانات الرقمية إلى جداول أو قواعد البيانات.
- إدخال بيانات العملاء.
- طباعة المخطوطات.
- نسخ المستندات.
- نقل نتائج أبحاث السوق.
- الرد على المكالمات الهاتفية والتعامل مع استفسارات العملاء والموظفين.
- معالجة فواتير المبيعات.
- إدراج الإعلانات في الصحف.
- إعداد التقارير والخطابات اللازمة للمراسلات البريدية.
- تشغيل المعدات المكتبية والتي تتضمن أجهزة الكمبيوتر والطابعات وآلات التصوير.
- الالتزام بسياسات وأنظمة الشركات للمحافظة على سرية البيانات وحمايتها من التلف أو الضياع.
مهارات تساعدك على النجاح في وظيفة إدخال البيانات
لتتمكن من التقدم إلى وظيفة مدخل بيانات في شركة ما، عليك أولًا أن تطلع على أبرز المهارات التي تساعدك على بدء العمل وتحقيق النجاح في تلك المهنة، وفيما يلي أبرز المهارات الأساسية لمدخلي البيانات:
- مهارات البرمجيات الأساسية: يحتاج مدخلو البيانات إلى امتلاك مهارات برمجية أساسية كونهم يعملون في معالجات النصوص وقواعد وجداول البيانات والبرامج ذات الصلة يوميًا.
- مهارات التواصل الكتابي والشفهي الفعال: يحتاج مدخلو البيانات في كثير من الأحيان إلى التواصل مع غيرهم من الأفراد في الشركات، وتقديم ملاحظات حول أي مشكلات قد يواجهونها مع البيانات غير الصحيحة أو مشكلات قواعد البيانات الأخرى، لذا فمن المهم أن يمتلكوا القدرة على الاستماع الجيد ليتمكنوا من إدخال البيانات وفرزها بالطريقة التي تفضلها الشركة.
- مهارات الكتابة الاحترافية: تُعد سرعة الموظف في الكتابة من أهم المهارات وأكثرها ضرورةً للنجاح، وذلك لأنهم سيحتاجون إلى إدخال كميات كبيرة من البيانات خلال فترة زمنية محدودة، ويتوقع العديد من أصحاب العمل سرعة طباعة متوسطة تتراوح بين 30 و40 كلمة في الدقيقة، وبالإضافة إلى الكتابة السريعة، فمن المهم أيضًا الكتابة بدقة واحترافية وبعدد أقل من الأخطاء.
- التحفيز الذاتي: غالبًا ما يعمل مدخلو البيانات عن بُعد أو بقليل من الإشراف أو الجهد الجماعي، لذا فمن المهم أن يكون لدى مدخل البيانات دافع ذاتي قوي نظرًا لتكرار المهام المطلوب تنفيذها في كثير من الأحيان.
- الاهتمام بالتفاصيل: تحتل التفاصيل أهمية كبيرة في وظيفة إدخال البيانات، لذا على مدخل البيانات العمل بدقة وتركيز والاهتمام بكافة تفاصيل العمل.
