اجتماعات العمل
يُعرف اجتماع العمل بأنه تجمّع بين شخصين أو أكثر لمناقشة الأفكار والأهداف والغايات التي تتعلق بالعمل، إذ يمكن لاجتماعات العمل أن تًعقد شخصيًا أو عن بعد؛ كاجتماعات الهاتف، أو مكالمات الفيديو، إذ تُعقد هذه الاجتماعات مع الموظفين من كافة أقسامهم وتخصصاتهم؛ كالمدراء، والعملاء، والموردين، والشركاء، والمديرين التنفذيين، وكل شخص له علاقة بالمُنظّمة، ويُعقد اجتماع العمل لمناقشة مشكلة عمل مطروحة لا يُمكن تفسيرها عبر البريد الإلكتروني، وغالبًا ما يكون الغرض من اجتماع العمل هو اتخاذ قرارات مهمة بشأن المنظمة، إذ يساعد الاجتماع على نقل الأفكار بوضوح وتفاصيل أكثر، إذ إن التحدّث المباشر مع الشخص المعني في العمل يوصل المعلومة بسرعة وفعّالية.
كيفية عقد اجتماع فعّال عن بعد
يمكنكَ تحقيق اجتماع ناجح في كلّ المقاييس بالتخطيط له كما يلي:
قبل الاجتماع
- جهز الأدوات اللازمة للاجتماع عبر الإنترنت: لتحقيق أساسيات الاجتماع عليك تجهيز كافة الأدوات اللازمة، مثل تحديد التطبيق الذي سيتم التواصل من خلاله وتجريبه قبل بدء الاجتماع للتأكد من عمله.
- جهز أدوات التواصل المادية: وهي الكاميرا، والسمّاعات، وشبكة إنترنت سريعة، وورقة وقلم لأخذ الملاحظات السريعة، ويُفضل الانضمام للاجتماع قبل خمس دقائق من البدء لحلّ أيّ مشكلة في الأدوات المادية سواء في الصوت أو في نقل الصورة بوضوح؛ لضمان عملية سير الاجتماع في الوقت المحدد.
- خطط مسبقًا للاجتماع: عليك التخطيط المسبق للاجتماع بجدّ حتى يتم استغلال كل دقيقة فيه، وتتضمن عملية التخطيط المحاور التي ستُطرح ومدة مناقشتها، ويفضل مشاركة الخطة مع المشاركين الآخرين حتى يتمكنوا من الاستعداد.
- حدد الأشخاص المشاركين: إذ إن من الصعب عقد اجتماع عن بعد مع عدد كبير من المشاركين؛ نظرًا للفروقات التكنولوجية لدى كل مشارك، فإن هذا سيؤثر على فاعلية الاجتماع، لذلك احرص على دعوة 10 مشاركين أساسيين؛ لأن كلما كان عدد المشاركين أكبر كلما ظهرت الحاجة لوقت إضافي للاجتماع للسماح بمشاركتهم.
- حدد قواعد الاجتماع: إن عقد الاجتماع دون تحديد أساسيات سيتخلله التشويش ويأخذ وقتًا أطول، لذلك عليكَ صياغة أساسيات الاجتماع وإرسالها إلى كل المشاركين حتى يلتزموا بها، ويمكن تحديد وقت مسبق لمشاركة كلّ عضو في الفريق بشرط أن يلتزم به ولا يتجاوزه.
أثناء الاجتماع
- قدّم جميع الأعضاء: في بداية الاجتماع يمكنكَ تقديم جميع المشاركين الحاضرين، إذ يمكن أن تعطى دقيقة لكل مشارك للتعريف عن نفسه، أو لتثبيت صورة شخصية له وتقديم نفسة بواسطة مكالمة صوتية، إذ إن تقديم المشاركين لأنفسهم صوتيًا يعطيهم أريحية أكبر من الفيديو.
- أجرِ محادثة صغيرة قبل البدء: يساعدك إجراء محادثة صغيرة قبل بدء الاجتماع أو عند انتظار العدد ليكتمل إلى كسر الجمود.
- ذكّر بهدف الاجتماع: ذكّر المشاركين بأهداف الاجتماع بشكل مقتضب، إذ تسمح بعض التطبيقات من استخدام لوحة بيضاء كالسبورة، ويمكنك تثبيت أهداف الاجتماع ووضعها نصب أعين المشاركين حتى تبقى واضحة.
- قسّم الأدوار بين المشاركين: إذ يساعد هذا الأمر على إشراك جميع الحاضرين في الاجتماع، مع تحديد وقت معيّن لهم للمشاركة والالتزام به، وتغيير ترتيب المشاركة من حين لآخر في كلّ اجتماع لكسر الرتابة.
- اعطِ مجالًا للمشاركين للتعريف عن أنفسهم: هذه الفقرة مهمة جدًا في الاجتماعات عن بعد، إذ إن من المهم معرفة المشاركين في الاجتماع بعضهم لبعض لضمان أريحية التواصل.
- كن مهذبًا مع الآخرين: تجنب المحادثات الجانبية مع الآخرين والخروج عن أهداف الاجتماع، إذ تعمل المحادثات الجانبية على تشتيت مسار الاجتماع وإطالة وقته.
- اطلب من الحاضرين المشاركة: إن طلب المشاركة يساعد أعضاء الفريق على الشعور بالتفاعل، مع الحرص على الإنصات بتمعن لكل مشاركة وطرح الملاحظات عليها باحترافية.
- استخدم أساليب تفاعلية: قد تكون الاجتماعات المعقودة عن بعد مملة، إذ يُفضل استخدام وسائل تفاعلية لتعزيز الانتباه؛ كالعروض التقديمية، أو إضافة بعض المرح، وطرح أسئلة بطريقة ممتعة.
بعد الاجتماع
- أرسل المُلخّص: من المهم إرسال النقاط الرئيسية للاجتماع بعد الانتهاء منه، إذ يعزز هذا الأمر من أهمية الاجتماعات عن بعد، ويزيد من فعالية هذا الملخص إذا كانت النقاط مطروحة بطريقة مرحة وتتخللها الصور التوضيحية، والأسلوب الممتع، فهذا سيجعل المشاركين من انتظار الملخص بعد الانتهاء من كل اجتماع.
- تحقق من عملية سير المهام: من المهم مراقبة عملية سير الملاحظات والمهام بعد عقد الاجتماع ومناقشتها، وتزويد الموظفين بالإرشادات والنصائح أولًا بأول.
أفضل البرامج لعقد اجتماع عن بعد
ظهرت العديد من البرامج التي تساعد في عقد اجتماعات العمل عن بعد، منها:
- زوم (zoom): يعد من أشهر التطبيقات لعقد الاجتماعات عن بعد، إذ يحتوي على ميّزات كثيرة، وتكون الاجتماعات مجانية للاجتماعات الشخصية، أما لاجتماعات المؤسسات الكبيرة فتتراوح أسعار الاشتراك ما يقارب 20 دولارًا شهريًا، ويضمن هذا الاشتارك استضافة 200 شخص، مع مساحة تخزينية غير محدودة، وتوفير عنوان URL مخصص للاجتماعات وغيرها من الميّزات.
- جوجل هانغ آوتس (Google Hangouts): يسمح هذا التطبيق الذي وفّرته شركة جوجل بعقد اجتماعات العمل عن بعد، لكنه ليس غنيّ بالميّزات التي توفرها تطبيقات أخرى لخدمة المؤسسات الكبيرة، والمستفيد الأكبر من الهانغ آوتس هو الشركات الصغيرة، إذ تعتمده بسبب فعالية اتصاله الهاتفي أو اتصالات الفيديو، وبسبب قلّة تكلفتها والتي تبدأ من 6 دولارات فقط شهريًا لكلّ مستخدم.
- جوجل ميت (Google Meet): يعد نسخة مطورة من جوجل هانغ آوتس، إذ تم تصميمه ليُجَدول الاجتماعات بين أعضاء الفريق، ومزامنة التقويم مع حجز غرف الاجتماعات.
- سكايب للأعمال (Skype for Business): يتم تعزيز خدمة سكايب من قبل شركة مايكروسوفت لتكون آداة لقعد مؤتمرات واجتماعات العمل عن بعد، ويسمح سكايب للأعمال بانضمام حوالي 250 شخصًا للحضور، ويوفّر سبورة افتراضية لتوفير شرح وفهم أفضل.
- بلو جينز (BlueJeans): هو تطبيق يحتوي على ميّزات كاملة ومتكاملة لعقد اجتماعات العمل عن بعد، ويوفر بلو جينز غرفًا لعقد اجتماعات الفيديو، ويمكن لأصحاب العمل دفع الاشتراك لمؤسستهم بمبلغ يبدأ بـ 16.65 دولار شهريًا فقط.
كيفية تهيئة المنزل للاجتماع عن بعد
من الضروري تهيئة المنزل وأفراد العائلة لفكرة العمل عن بعد، إضافة إلى تجهيز الأدوات اللاّزمة لذلك وهي:
- أمّن الاحتياجات المادية: تكمن في توفير جهاز كمبيوتر جيّد الآداء والسرعة، وشبكة واي فاي قوية، ورقم هاتف ثابت للتواصل مع العمل وتلقي المكالمات منهم، وبقية المعدات اللازمة لعقد الاجتماعات عن بعد؛ كالسمّاعات، أو الكاميرا، وبعض الأوراق والأقلام لتدوين الملاحظات السريعة، والطابعة وغيرها.
- حدد مساحة العمل: يتطلب العمل من المنزل مساحة مخصصة لذلك فقط وبعيدة عن الأنشطة التي تُمارس في باقي المنزل؛ كالطهي أو مشاهدة التلفاز ومنطقة اللعب وغيرها، إذ يفضل أن تكون منطقة هادئة، مع التوضيح لأفراد عائلتك أو أطفالك بتفهم طبيعة عملك المنزلي واحترام مكان العمل المُعدّ وعدم تجاوزه أو إثارة الإزعاج بالقرب منه، إذ إن هذا الأمر سيساعدك على وضع الحدود بين الحياة العملية والحياة الخاصة وتجنب التداخل منعًا للتشويش.
- وفّر شبكة إنترنت عالية السرعة: يعتمد العمل من المنزل بشكل أساسيّ على الإنترنت، وفي حال واجهتَ مشكلة في الشبكة فإن العمل سيتعطّل، لذلك عليكَ توفير شبكة إنترنت خاصّة للعمل فقط بعيدًا عن استعمالات بقية أفراد الأسرة التي يمكن أن تسبب البطئ والضعف في سرعة الإنترنت.
- تعامَل مع أفراد أسرتك ستشعر بالوحدة والعزلة أثناء عملك من المنزل، لذلك يمكنك الموازنة بين العمل والصحة النفسية، ويعد من الجيد التنسيق بين أوقات راحتك وفترات الغداء، أو أوقات الشاي أو القهوة لديهم.
